Überörtlichen Prüfung durch die gpaNRW

Im Rahmen der turnusmäßigen Prüfungen von Kommunen in NRW durch die Gemeindeprüfungsanstalt (gpaNRW) wurden jüngst auch im Rat der Stadt Lennestadt die von der gpaNRW analysierte Haushaltssituation und die Prüfungsergebnisse vorgestellt. Die Empfehlungen in den weiteren untersuchten Prüfgebieten und Handlungsfeldern haben Prüfer Martin Dornseifer, Projektleiterin Anika Wolff und Michael Esken, Präsident der gpaNRW, der Lokalpolitik präsentiert.
„Insgesamt präsentiert sich die Stadt Lennestadt zum Zeitpunkt der Prüfung durch die positiven Jahresergebnisse der vergangenen Jahre sowie die vergleichsweise gute Eigenkapitalausstattung finanziell gut aufgestellt. Dennoch besteht mit Blick in die Zukunft Handlungsbedarf, die Haushaltssituation zu verbessern“, warnt Präsident Michael Esken. Denn die Kommune erwartet für die kommenden Jahre bis 2028 deutliche Haushaltsdefizite, die das Eigenkapital um mehr als ein Drittel reduzieren würden.
„Die Ausgleichsrücklage könnte aufgrund der geplanten defizitären Jahresergebnisse bis 2028 vollständig als Risikovorsorge aufgezehrt sein“, befürchtet Projektleiterin Anika Wolff. Mit der Aufnahme von Liquiditätskrediten für die laufende Verwaltungstätigkeit werde gerechnet und zur Finanzierung eines anspruchsvollen Investitionsprogramms seien weitere Kredite nötig. „Steigende Zinsaufwendungen belasten den Haushalt. Die Stadt sollte so dringend Konsolidierungspotenzial identifizieren“, rät Anika Wolff. Denn dies sei für eine nachhaltige Haushaltssteuerung wichtig, um langfristig die Zukunftsfähigkeit der Stadt zu sichern.

Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen vor Investitionen

So sollte die Stadt ihr Handeln stärken und etwa organisatorische Vorgaben für die Untersuchung der Wirtschaftlichkeit von Investitionen treffen. „Die gpaNRW empfiehlt, Schwellenwerte festzulegen, oberhalb derer Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen verpflichtend und nach einheitlichen Maßstäben durchzuführen sind“, so Anika Wolff. Auch eine Nachhaltigkeitsstrategie oder Nachhaltigkeitsziele hat die Stadt Lennestadt in Zusammenhang mit dem Haushaltsplan bisher nicht beschlossen, gleichwohl sie sich mit dem Thema, zum Beispiel im integrierten Klimaschutzkonzept, beschäftigt.
Die Projektleiterin lobt, dass Lennestadt eine gute und pragmatische Vorgehensweise für ihr Kredit- und Anlagemanagement etabliert hat. Diese gelebten Strukturen sollte die Stadt verschriftlichen, auch um das Wissensmanagement für die Arbeitsabläufe aufzubauen. Im Bereich der Zahlungsabwicklung arbeitet Lennestadt zwar automatisiert, bei der Buchung der Einzahlungen ergeben sich im Prozess allerdings noch Optimierungsmöglichkeiten. Der Prozess des Mahnwesens ist gut strukturiert.

Die gpaNRW begrüßt, dass elektronische Zahlungsmöglichkeiten, die Lennestadt bereits in einigen Bereichen der Verwaltung einsetzt, zukünftig weiter ausgeweitet werden sollen. Zudem empfiehlt Projektleiterin Wolff, zu verifizieren, ob Optimierungspotenzial im Bereich der Vollstreckungen vorhanden ist. Aufgrund des Cyberangriffs auf den IT-Dienstleister (Oktober 20223) und den dadurch bedingten Bearbeitungsausfall ist die Wertung der Kennzahlen allerdings nur eingeschränkt möglich.

Die Anzahl der Gremiensitzungen ist im interkommunalen Vergleich niedrig

Im Prüfgebiet Gremienarbeit korrespondiert die schlanke Struktur der Ausschüsse mit der Verwaltungsorganisation der Stadt. Die Anzahl der Sitzungen ist im interkommunalen Vergleich niedrig. Die gpaNRW begrüßt, dass die Hauptsatzung der Stadt überarbeitet und zum Beispiel hinsichtlich des Eingaberechtes aktualisiert worden ist. Die Zahlung der Zuwendungen an die Fraktionen hat die Stadt ebenfalls an die aktuelle Rechtslage angepasst. „Den Bedarf für die Fraktionen sollte Lennestadt regelmäßig ermitteln sowie die Erklärung über die Verwendung der Mittel überprüfen“, so Martin Dornseifer. Der Prüfer empfiehlt zudem, sich mit den formalen Voraussetzungen und der technischen Umsetzbarkeit digitaler und hybrider Gremiensitzungen stärker auseinanderzusetzen, damit die Lokalpolitik und Verwaltung auch im Krisenfall handlungsfähig bleiben.
Eine Digitalisierungsstrategie gibt es im Bereich der Informationstechnik bisher nicht. Ähnlich sieht es mit dem Prozessmanagement und einem formalisierten Wissensmanagement im Themenfeld Personal/Organisation und IT aus. Die hohe Altersstruktur des Personals und die vergleichsweise niedrige Besetzungsquote der vorhandenen Stellen zeigen, dass die Stadt Lennestadt hier vor großen Herausforderungen steht. Der Personaleinsatz insgesamt erfolgt eher anlassbezogen. Um sich strategisch zu verbessern und die Digitalisierung weiter zu stützen, sollte sich die Stadt Lennestadt mit den vorhandenen Prozessen zur Aufgabenerledigung systematisch beschäftigen. Die geplante interkommunale Zusammenarbeit im Bereich der örtlichen Rechnungsprüfung ist eine gute Option zur Aufrechterhaltung der städtischen Aufgabenerledigung unter sich verändernden Rahmenbedingungen.

Finanzmitteleinsatz für Treibhausgasneutralität künftig deutlich steigern

Mit dem vorhandenen Klimaschutzkonzept und dem „Energiepolitischen Arbeitsprogramm“ (European Energy Award) hat Lennestadt eine Ausgangsbasis, um die für das Jahr 2040 anvisierte gesamtstädtische Treibhausgasneutralität zu erreichen. „Im Sinne einer Vorbildfunktion sollte die Stadt eine Prioritätenliste für die klimaneutrale Sanierung der städtischen Gebäude erstellen und den Finanzmittelbedarf ermitteln“, empfiehlt Anika Wolff. Denn nach einer von der gpaNRW durchgeführten Modellrechnung müsste Lennestadt den bisherigen Finanzmitteleinsatz in diesem Bereich künftig deutlich steigern.
Da es im Krisenmanagement an formellen und übergreifenden Konzepten fehlte, ist die Stadt gerade in den Vorarbeiten, erste Erkenntnisse aus vergangenen Krisensituationen dazu zu nutzen, Leitentscheidungen zu treffen und strukturell abzusichern. Um ihr Krisenmanagement zu optimieren, hat die Verwaltung zunächst eine Dienstanweisung für den Stab für außergewöhnliche Ergebnisse aufgestellt. „Großes Potenzial zur Verbesserung sieht die gpaNRW bei der Identifizierung der Risiken und deren Bewältigungsstrategien, der Schulung des Krisenstabes und bei der Nachbereitung von Krisen“, so Martin Dornseifer.

„Mit unserem umfassenden Prüfungsbericht erhalten Sie den Hinweis auf Stellschrauben, die zur Verbesserung der Haushaltssituation justiert werden können. Zudem stehen wir mit unserer Expertise gerne für spezielle Beratung zur Verfügung, um Lennestadt, Ihren Schatz im Sauerland, noch optimaler für die Zukunft zu wappnen“, unterstreicht gpa-Präsident Michael Esken.

Bürgermeister Tobias Puspas erklärt abschließend zu den Ergebnissen der gpaNRW: „Die alle fünf Jahre stattfindende Prüfung gpaNRW gibt uns immer wieder Impulse und bietet Handlungsoptionen, wie die Arbeit der Stadt Lennestadt und der Einsatz des Personals unter Berücksichtigung der finanziellen Möglichkeiten sowie der gesellschaftlichen Herausforderungen effizienter gestaltet werden können. Die gpaNRW stellt zutreffend fest, dass sich nach der im Prüfungszeitraum bis 2023 positiven finanzwirtschaftlichen Situation der Stadt die Haushaltsplanungen für die künftigen Jahre erhebliche Fehlbeträge erwarten, die sich auch negativ auf die Liquiditätssituation auswirken. Um hier steuernd entgegenzuwirken, wird die Stadt Lennestadt ihre bereits für das kommende Haushaltsjahr erforderlich werdenden Konsolidierungsbemühungen unter Berücksichtigung der Empfehlungen der gpaNRW vornehmen. Positiv bewerte ich die Feststellungen zum Personaleinsatz. Mehr als drei Viertel der Vergleichsstädte haben höhere Personalquoten als die Stadt Lennestadt. Die Tatsache, dass der Altersdurchschnitt in Lennestadt vergleichsweise hoch ausfällt, kann auch Ausdruck eines guten Betriebsklimas sein.“

Infos zur gpaNRW und deren turnusgemäßen Prüfung

Die gpaNRW hat die Stadt Lennestadt im Rahmen der turnusgemäßen Prüfung aller mittleren kreisangehörigen Kommunen mit einer Einwohnerzahl von bis zu 60.000 in folgenden Prüfge-bieten untersucht:
• Finanzen
• Zahlungsabwicklung und Vollstreckung
• Gremienarbeit
• Personal, Organisation und IT
• Gebäudewirtschaft – Klimaschutz
• Kommunales Krisenmanagement
• Nachhaltigkeit
Alle Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zu den thematischen Handlungsfeldern sind im Prüfungsbericht für die Stadt Lennestadt zusammengefasst.
Die gpaNRW ist Teil der staatlichen Aufsicht des Landes über die Kommunen und wurde im Jahr 2003 gegründet. Sie hat ihren Sitz in Herne. Ihr ist durch Gesetz und Gemeindeordnung die überörtliche Prüfung aller 396 Kommunen, der 30 Kreise sowie der Städteregion Aachen, der beiden Landschaftsverbände und des Regionalverbandes Ruhr (RVR) übertragen. Präsi-dent der gpaNRW ist seit 15. September 2023 Bürgermeister a. D. Michael Esken.
Die ausführlichen Prüfungsberichte mit allen Prüfgebieten, Handlungsfeldern und Empfehlungen veröffentlicht die gpaNRW unter www.gpa.nrw.de.