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Datenschutzerklärung

Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutzgrundverordnung bei der Stadt Lennestadt

1. Einleitung
Alle Einwohnerinnen und Einwohner sowie die meisten Unternehmen treten mit der Stadt Lennestadt früher oder später in Kontakt, weil Sie dem Melderecht unterliegen, Steuern und Abgaben zahlen müssen, an Wahlen teilnehmen, soziale Leistungen in Anspruch nehmen oder sonstige kommunale Dienstleistungen wie bspw. das Musikschulangebot in Anspruch nehmen.
Bei all diesen Dienstleistungen müssen personenbezogene Daten erfasst oder verarbeitet werden (d.h. erhoben, gespeichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitgestellt oder gelöscht).
Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu beispielhaft genannten Zwecken.
Weiterhin werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen informiert und wer Ihre Ansprechpartner in verschiedenen Fragen sind.

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Verantwortlich für den Datenschutz ist die Behördenleitung. Die genaue Stelle kann organisatorisch festgelegt sein. Wenden Sie sich an den Bereich Organisation und IT.
Stadt Lennestadt – Bereich Organisation und IT – Thomas-Morus-Platz 1, 57368 Lennestadt. Telefon 02723 / 608-0.
Darüber hinaus können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Stadt Lennestadt wenden.
Datenschutzbeauftragter der Stadt Lennestadt
Heiko Kitscha
Thomas-Morus-Platz 1
57368 Lennestadt
Tel.: 02723/608-0
E-Mail: h.kitscha@lennestadt.de

Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Für die Realsteuern (Grundsteuern, Gewerbesteuern) ist die Aufsichtsbehörde die

Bundesbeauftragte für den Datenschutz
Und die Informationsfreiheit
Husarenstraße 30
53117 Bonn

E-Mail arbeitsgruppe12a@bfdi.bund.de, poststelle@bfdi.bund.de
Telefon 0228 997799-0 (Zentrale)

3. Grundsätze der Datenverarbeitung
Durch die EU-Datenschutzgrundverordnung sollen datenschutzrechtliche Grundsätze manifestiert werden. Dazu zählen unter anderem

• Rechtmäßigkeit
• Verarbeitung nach Treu und Glauben
• Transparenz
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Richtigkeit
• Integrität und Vertraulichkeit
• Rechenschaftspflicht

Weiterhin soll durch die EU-Datenschutzgrundverordnung ein einheitliches europäisches Datenschutzrecht implementiert werden und das Datenschutzniveau in den Mitgliedsstaaten vereinheitlicht werden.
Für eine rechtmäßige Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist entweder eine gesetzliche Grundlage erforderlich oder die Einwilligung des Betroffenen.

4. Zu welchen Zwecken werden bei der Stadt Lennestadt personenbezogene Daten verarbeitet?
Die Stadt Lennestadt nimmt eine Vielzahl von gesetzlichen und freiwilligen Aufgaben wahr, bei denen die Erhebung von personenbezogenen Daten unumgänglich ist für die Aufgabenerfüllung. Dabei werden die Daten in verschiedenen Verfahren verarbeitet. Unter anderem in folgenden Bereichen ist die Erhebung personenbezogener Daten nötig.

• Meldewesen
• Personenstandswesen
• Wahlen
• Grundbesitzabgaben / Finanzen
• Gewerbesteuer und Gewerberegister
• Liegenschaftsverwaltung
• Überwachung des ruhenden Verkehrs
• Verwaltung der Freiwilligen Feuerwehr
• Musikschule
• Kultur / Theater
• Baugenehmigungen
• Grundsicherung
• Hilfe zum Lebensunterhalt
• Leistungen für Flüchtlinge
• Vermietung und Verpachtung städtischer Wohnungen oder Grundstücke
• Offene Ganztagsschule
• u.a.m.

Beachten Sie, dass es sich nur um einen Auszug aus dem Aufgabenspektrum einer Kommunalverwaltung handelt.
Nur in bestimmten gesetzlich geregelten Fällen, werden Daten an Dritte weitergegeben.

5. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Persönliche Identifikations- und Kontaktdaten, wie bspw. Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Kassenzeichen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer. Im Bereich des Passwesens bspw. auch Fingerabdrücke und Religionszugehörigkeit als besonders sensible Daten.

• Je nach Aufgabenbereich werden bestimmte für die Bearbeitung zusätzlich notwendige Daten erhoben. Folgende als Beispiel:

o Im Bereich der Grundsicherung: Einkommen, Unterhaltsverpflichtungen, Rentenansprüche, Bankverbindung etc.
o Im Bereich der Grundbesitzabgaben: Informationen über Grundstücke (Gemarkung, Flur, Flurstück, Fläche) und Gebäude (Grundsteuermessbetrag als Grundlage für die Steuererhebung), Anzahl an Abfallbehältern, Wasserverbrauch, usw.
o Im Bereich der Überwachung des ruhenden Verkehrs: Ort, Datum, Uhrzeit des Vergehens, KFZ-Kennzeichen, Automarke usw.

In erster Linie werden die Daten bei Ihnen selbst erhoben. Es erfolgt aber in bestimmten Fällen ein Datenaustausch mit anderen Behörden. Folgende Beispiele seien genannt:

• Im Meldewesen erfolgt ein automatisierter Austausch zwischen den Gemeinden. Ziehen Sie bspw. von Lennestadt nach Finnentrop um und Sie melden sich in Finnentrop an, erfolgt automatisch eine Rückmeldung an die Stadt Lennestadt.
• Bei der Gewerbesteuer besteht ein Austausch mit den Finanzämtern. Die Stadt Lennestadt erhält das Ergebnis Ihrer Gewerbesteuererklärung in Form des Messbescheides. Detaildaten Ihrer Steuererklärung werden dabei nicht übermittelt.

6. Wie werden diese Daten verarbeitet?
Die Daten werden in verschiedenen Formen bearbeitet. Der Regelfall sind IT-gestützte Fachverfahren, aber es werden auch nach wie vor Daten in Papierform verarbeitet. Bei der Speicherung und Verarbeitung werden technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um Ihre Daten zu schützen und abzusichern. Die Sicherheitsstandards entsprechenden dem jeweiligen Stand der Technik.

Rechtsverbindliche Entscheidungen werden nur dann auf Grundlage einer „vollautomatischen Datenverarbeitung“ getroffen, wenn dies gesetzlich zugelassen ist (z.B. „vollautomatischer Steuerbescheid“ nach § 155 Abs. 4 der Abgabenordnung).


7. Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden?
Alle personenbezogenen Daten, die in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen nur dann an andere Personen oder Stellen (bspw. Gerichte, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Finanzämter oder andere Behörden) weitergegeben werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Beispiele:

• Weitergabe von Gewerbeanmeldungen an die Finanzämter oder Kammern, zur Sicherung gleichmäßiger Steuern und Abgaben.
• Herausgabe von Meldedaten von Erstwählern an die an der jeweiligen Wahl beteiligten Parteien nach dem Meldegesetz.

8. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Personenbezogene Daten müssen so lange gespeichert werden, wie sie für die jeweiligen Verwaltungsverfahren und Aufgaben benötigt werden. Für verschiedene Aufgaben gelten bspw. hierfür verschiedene Verjährungsfristen. Daten der Finanzbuchhaltung müssen z. B. 10 Jahre aufbewahrt werden, Meldedaten dauerhaft, Wahlunterlagen bis vor Beginn der kommenden gleichen Wahl.
Bestimmte personenbezogene Daten dürfen auch gespeichert werden, um diese für künftige oder wiederkehrende Verfahren zu verarbeiten (§ 88a de Abgabenordnung).

9. Welche Rechte haben Sie?
Die Datenschutzgrundverordnung räumt den Betroffenen verschiedene Rechte ein. Diese ergeben sich aus den Artikeln 15 – 18 und 21 der Verordnung.

- Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sofern Sie Ihr Anliegen präzisieren können, wird dies die Arbeit erheblich erleichtern und die Bearbeitung kann zügiger erfolgen. Sie haben dabei Anspruch auf eine Kopie Ihrer Daten. Bei späteren weiteren Kopien können jedoch Verwaltungskosten erhoben werden.

- Recht auf Berichtigung
Stellen Sie fest, dass Ihre Daten nicht (mehr) zutreffend sind, können Sie entsprechende Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

- Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u.a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben benötigt werden. So können Sie bspw. die Löschung von Meldedaten nicht verlangen.

- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z.B. Durchführung bestimmter Verwaltungsverfahren) besteht.

- Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings kann diesem Wunsch nicht nachgekommen werden, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder sich die Verpflichtung zur Verarbeitung aus einer Rechtsvorschrift ergibt.

- Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzbehörde Beschwerde einlegen (s.o.).

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten:
In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht nachkommen werden (bspw. in den Fällen nach §§ 32c bis 32f der Abgabenordnung oder in Fällen des Melderechts). Sofern dies gesetzlich nicht zulässig ist, erhalten Sie hierüber eine Information.

Die Stadt Lennestadt ist bemüht, Ihre Anfragen innerhalb eines Monats zu beantworten. Sofern dies aufgrund der Vielzahl an Daten nicht möglich ist, erhalten Sie Zwischennachricht.

10. Wo bekommen Sie weitere Informationen?
Weitergehende Informationen erhalten Sie
• Bei der Landesbeauftragten für Datenschutz NRW (Adresse s.o.) – http://ldi.nrw.de
• Beim Innenministerium NRW http://im.nrw.de
• Bei der Datenschutzkonferenz – https://www.datenschutzkonferenz-online.de

Für den allgemeinen Internetauftritt

Datenerhebung und Protokollierung

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• Datum und Uhrzeit der Anforderung
• Name der angeforderten Datei
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• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
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• vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners
• übertragene Datenmenge

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns für 90 Tage (ohne Anonymisierung) gespeichert. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist uns anhand dieser Daten nicht möglich. In anonymisierter Form werden die Daten daneben zu statistischen Zwecken verarbeitet; ein Abgleich mit anderen Datenbeständen findet nicht statt.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

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Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken, findet darüber hinaus nicht statt.

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Wir setzen zur statistischen Auswertung unserer Website die Software Matomo [1], auch bekannt unter dem alten Namen Piwik [1], ein. Der Dienst verwendet Cookie-Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie dienen der Auswertung von Besucherzugriffen auf die einzelnen Seiten der Homepage. Dabei erfolgt eine Speicherung der durch die Cookies erzeugten Informationen auf unserem Server im Rechenzentrum der Südwestfalen-IT (SIT). Ihre IP-Adresse wird dabei unmittelbar nach der Verarbeitung der Informationen und noch vor der Speicherung der erzeugten Cookie-Daten anonymisiert.

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Ergänzend für den Einsatz von Online-Anwendungen/Portalen und Formularservices

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• E-Mail-Adresse
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Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass an die Stadt Lennestadt gesandte E-Mails im Rahmen der Risikominderung automatisiert auf Schadware und unerwünschte Werbung untersucht werden, bevor eine Zustellung an bzw. Benachrichtigung des E-Mail-Empfängers erfolgt. Anhänge werden ebenfalls untersucht und können situationsbedingt abgewiesen werden. Eine entsprechende Liste wird bei Bedarf angepasst. Ferner können empfangene E-Mails seitens des Empfängers erforderlichenfalls weitergeleitet, gespeichert/archiviert oder anderweitig als Teil der Geschäftsprozesse verarbeitet werden.

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Referenz

[1] Matomo, ehemals Piwik, ist eine Open-Source-Webanwendung für Webanalytik. Es ist das Nachfolgeprojekt des inzwischen eingestellten Projekts phpMyVisites und eine Alternative zu Google Analytics.